社内SNS導入の失敗事例！失敗する原因と成功するためにすべきこと

社内SNSに有効に活用すると社内の人間関係を円滑にする効果があります。しかし導入となると、コストがどれくらい発生するのかといった懸念や、コスト発生に見合う効果が得られるのかといった心配、失敗に対する不安などで慎重に検討する企業も存在するでしょう。この記事では社内SNSを導入した際に発生しがちな失敗例とその原因、さらに社内SNSを成功させるために必要なことを紹介します。

社内SNSのよくある失敗事例

この段落では、社内SNSを導入した際によく発生する失敗事例についてまとめています。ぜひ参考にして下さい。

 

利用されなくなる

社内SNSの導入でありがちな失敗事例は、最初から利用されていない場合と、最初は利用されていたのに次第に利用されなくなってしまう場合の2つのパターンがあります。社内SNSを導入しても、従業員が必ず利用するようにと強制することはできません。そのため従業員が社内SNSを利用して得られるメリットを感じないとなかなか利用されないこともあります。詳細は後述しますが、これらの理由以外にも、従業員が「利用したくない理由」を持っているために導入が失敗した事例もあります。

 

特定のメンバーだけが利用する

社内SNSを導入する理由は「全体のコミュニケーション活性化」です。しかしすべての従業員ではなく、特定のメンバーだけが利用することで利用頻度に差が出るといった失敗事例もあります。社内SNSを利用しようとしても、利用頻度の高い特定のメンバーだけで投稿やそれに対してのリアクションが続いてしまうと、それに参加しづらい従業員は疎外感を持ち、利用しづらさを感じて社内SNSから離れてしまいます。そうなってしまうとコミュニケーションに偏りが出てしまい、本来の趣旨から離れるため、社内SNSの長所を活用できていると言えなくなってしまうのです。

 

社内SNSの導入に失敗する原因

社内SNSは便利なツールですが、導入の失敗事例は数多く見られます。ここでは失敗してしまう原因について考えられる原因をご紹介します。

 

目的が周知されておらず必要性が認識されていない

社内SNSの導入が失敗してしまう原因は、導入目的の周知がされず、従業員の間でもその必要性が認識されていないからです。社内SNSを有効活用して成功につなげるためには、まず導入目的を明確にする必要があります。社内SNSがいくら便利なツールでも、どのように導入したいかをはっきりさせないと機能を十分に活かすことができません。また、導入目的を従業員に説明し、その必要性を理解してもらえなければ社内SNSを定着させることはできず、いつしか利用されなくなってしまいます。

 

従業員に社内SNSの利用が何を目指しているのかを理解してもらうと、従業員側でも社内SNSで共有すべき情報の選択と判断ができやすくなります。まずは社内SNSの利用目的を明確にすることから始めましょう。

 

プライベートに関する情報が多すぎる

社内SNSは業務だけでなくプライベートに関する情報を共有することも可能です。多くの情報を気軽で自由に投稿できることは社内SNSの長所の一つだと言えるでしょう。しかしプライベートの投稿ばかりが増えてしまうと、面倒くささを感じて社内SNSそのものを利用しなくなる従業員が出る恐れもあります。社内SNSの利用の仕方は企業によって自由に設定できます。しかしプライベートの投稿が増加すると、SNS疲れを引き起こし、新たなストレスを引き起こす原因になりかねません。これも従業員が社内SNSを「利用したくない理由」になります。

 

このような状態を避けるには「プライベートでも業務に関係のある情報のみ投稿する」など、従業員が社内SNSで積極的に情報共有をしたくなるようなルールを設定することが大切です。

 

上司や役員が怖がられている

社内SNSは従業員全体が共有するためオープンな場所です。そのため上司や役員のように社内でも強い権限を持っている人は、社内SNSに対して一歩引いた冷静な関わり方をする必要があります。例えば、普段対面して業務を行っている時のように社内SNS上で部下を叱責することは避けた方がいいでしょう。社内SNS上の叱責を従業員が目にすることで社内全体が委縮し、利用頻度が下がる原因につながります。役職に就いている人は特に注意して社内SNSを利用した方がいいでしょう。

 

それでも社内SNSが必要な理由

このように失敗事例は誰でも陥りやすいことが多く、社内SNSの運用を難しいと感じてしまう企業もあるでしょう。しかしそれでも企業にとって社内SNSは必要です。理由はいくつかありますが、ひとつはコミュニケーションの円滑化です。社内SNSを導入すると、部署や役職を超えてコミュニケーションを行うことができます。幅広いコミュニケーションは情報共有の量が増加し、共有するスピードも速くなります。結果として社内全体のコミュニケーションを円滑化できます。

 

社内SNSは働き方改革にも有効なツールです。リモートワークの従業員はもちろんですが、外部に委託しているフリーランスとも密接なコミュニケーションを取ったり、情報共有をしたりすることができるため、良好な関係の維持につながります。

 

社内SNSで社内活性化に成功するためにすべきこと

社内SNSをすべての従業員に利用してもらい、社内活性化を成功させるためには対策が必要です。この段落では社内SNSを有効活用し、社内活性化成功を実現するためにすべきことについてまとめました。

 

目的を明確化し従業員に周知する

社内SNSは使用する目的を明確にして従業員に周知し、理解してもらうことが大切です。例えば社内SNSを利用して従業員間の情報共有をスムーズにしたい場合は、同時に社内のコミュニケーションを活性化できるでしょう。また業務効率化を図るため社内SNSによってナレッジ共有を活性化させたいと考える企業もあります。このように社内SNSは目的によって使用方法も変化します。そのため導入前には最優先の目的を具体的にする必要があるのです。

 

社内SNSの利用目的や方向性が具体化されたら、このツールが会社全体のために必要だと従業員にきちんと伝えて理解してもらうようにしましょう。

 

使い方を説明する

社内SNSを有効利用するためには全従業員に使い方の教育を徹底する必要があります。社内SNSは全従業員の参加が前提で導入されるツールです。従業員にSNS慣れしていない人やITリテラシーが低い人がいる場合は使い方を説明しないと全員で情報共有ができません。「どのように操作すれば自分が投稿できるのかわからない」という理由があると、従業員が利用できなくなる危険性があります。従業員に社内SNSを利用しやすいツールだと認識してもらうためにも、操作方法を教育するための研修や勉強会などの場を設けることは重要です。

 

ルールを決めて周知する

全従業員が社内SNSを快適に利用できるよう、あらかじめルールを決めて周知することも大切です。ルールを設定することで社内SNS内のトラブルを防止し活性化につなげることができるでしょう。例えば雑談の範囲です。コミュニケーションを活発にするために多少の雑談は必要ですが、雑談ばかりが続くと業務周知や情報共有の妨げになることもあるため、情報整理のために統一基準を定めておきましょう。その他にも社内SNSでは業務上の叱責も含めて他人を非難することは禁止、など従業員が委縮しないためのルールも必要です。

 

投稿しやすい環境づくりを意識的に行う

社内SNS上では全従業員が発言しやすい環境を意識して作らなければいけません。そのためには環境作りが重要なポイントになります。に上司など役職が高い人がどのように社内SNSに関わるかといったことも含め、普段から社内SNS以外の場でも役職や立場を問わずに自由に発言でき、安心感が得られる環境を作っておきましょう。

 

社内SNSのありがちな失敗は事前準備で避けられる

社内SNSの導入に見られるありがちな失敗は、事前にしっかり準備をしておくことで避けることができます。失敗を回避することで「コストをかけて導入しても従業員が利用してくれない」といった悩みも出ることはありません。そのためにも普段からどの立場の従業員でも発言しやすいなど、安心感のある環境など、社内SNSが浸透できそうな土台を作っておくようにしましょう。そうすることで社内SNSの導入が組織活性化といった大きなメリットにつながります。

 

従業員が利用したいと感じる社内SNSのひとつに「THANKS GIFT」があります。「THANKS GIFT」は名前のとおり「感謝」や「称賛」をベースにした社内SNSです。社内SNSの導入を検討している企業はぜひチェックしてみましょう。