コラム

部門間連携がうまくいく最適なコミュニケーションのとりかたとは?

部門間連携がうまくいく最適なコミュニケーションのとりかたとは?
column

企業の業績を上げるためには、部署・部門間での連携が有効とされていますが、他の部署・部門と連携するのは非常に難しく、対立をしてしまうこともあります。みんなが会社全体の業績向上を目標としているはずなのに、なぜこのような対立が起きてしまうのでしょうか。今回は、部署・部門間でのコミュニケーションの必要性と課題、そして改善方法をお伝えします。

コミュニケーションと生産性の関係

まずは、コミュニケーションをとることで本当に生産性が改善するのか考えてみましょう。
コミュニケーションが活発になると、風通しの良い職場環境が生まれます。
「言いたいことを遠慮なく言い合える」そういった環境下では安心して業務に取り組むことができるので、ミスも低減され、組織としての一体感からお互い補いあおうとするチームワークが生まれて業務効率化や生産性向上につながります。

また、部署や部門の垣根を超えた新しい取り組みや発想が生まれたり、その中で個々人のモチベーションや働きがいが向上したりするというメリットもあります。

しかし職場内でのコミュニケーションが十分に取れているという企業は少なく、HR総研が2017年に実施した「社内コミュニケーションに関する調査(※)」では、約8割の企業が職場コミュニケーションに「課題がある」と回答しています。

※出典:【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査 – ProFuture株式会社/HR総研-
 https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=191

 

さらに日本法規情報が企業で働く従業員の方向けに行った調査では、職場での人間関係にストレスを感じている人が約6割にものぼります。すなわち、多くの人が他人とのコミュニケーションに不安や懸念を感じながら仕事をしているということになります。

※出典:「相談サポート通信 相談者実態調査」職場でのストレスの原因は「人間関係」と答える人が約6割。上司に必要なのは「信頼」、部下に必要なのは「業務遂行能力」-日本法規情報株式会社-
 https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000157.000006827.html

職場でのコミュニケーションを円滑に取ることができれば、会社と従業員、そして従業員同士で信頼関係が構築され、「心理的な安心感」を醸成することができます。その結果、さらにコミュニケーションも活発になり、良いアイデアや施策のヒントが生まれ生産性はますます高まります。そういった環境でなら従業員にも目標達成や成果の最大化に貢献しようという意識が生まれやすくなります。

 

部署・部門間でのコミュニケーション課題とは

コミュニケーションがうまくいかない理由は多岐に渡りますが、代表的なものは以下の3つに分類されます。

①そもそも誰が何をしているのかわからない
自分のチームや同じ部署内の人であれば、誰が何をしているのかわかるけれど、別の部署、支店、他の店舗など自分の業務と直接かかわることが少ない人が何をしているのかわからない状況です。そもそも知る機会もないことがほとんどで、相手のことを知らなければ会話も生まれづらくなります。

②自分のやっていることを発信する機会が少ない
他者のことを知る機会が少ないのと同じように、自分のことを伝える機会や手段も少ないと言えます。お互いに知り合うことがなければコミュニケーションの機会も生まれません。

③会社や経営層の考えが従業員に伝わっていない
強い組織はみんなが一つのチームとして同じ目標に向かってお互いに協力し合っている状態であるといえます。そのためにはみんなが経営層や会社として目指すべき状態やあるべき姿を常に認識している必要がありますが、そういったことを直接聞く機会は少ないといえます。そうなると、従業員はただ数字の目標だけを渡されて、何のために仕事をしているのかを見失い、どんどんモチベーションも下がるといえます。

 

改善のためにできること

①~③の課題解決のためには、「だれでも(従業員・経営層どちらも)情報を発信し受け取れる状態にする」「そういう文化や社風を作る」ことが重要です。そのためには以下のような施策が有効です。

■社内報
社内での出来事や経営層の想いを定期的に発信するための施策です。
誰がどんなことをしているのか、業務のこと以外にも発信していくと社内報をきっかけにコミュニケーションが広がります。

 

■表彰式
成果や改善に努めた功労者を称える場です。
インセンティブや副賞を設定すると、表彰への意欲も高まります。四半期に一回、年に一回など定期的に開催すると効果的です。

 

■ありがとう&がんばれカード
お互いに感謝や激励を伝え合うカードです。感謝や応援は非常にポジティブなコミュニケーションなので、
そういった仕組みを作り、運用していくとチームとしての一体感を生み出します。

 

■社内通貨
ありがとう&がんばれカードと併せて運用することもあります。
また、獲得した通貨に応じて副賞を設定しておくことで福利厚生としても機能します。

 

これらの施策はもちろん実際に印刷をしたり、書いたり、会場(あるいは会社の執務室など)を使って実施したりすることもできますが、クラウド型のツールを活用するとWeb上でも実施することができます。
ツールを活用すると多店舗、支店など物理的距離がある場合でも、どこかが取り残されることなくみんなで実施をすることが可能です。

 

最も大切なこと

コミュニケーションを円滑にするためには色々な施策がありますが、最も大切なのは「お互いを知り、認めあう」ことです。様々な施策をしていても、「自分とは関係ない」と思って興味も持たず、おざなりに取り組んでしまうと全く効果を発揮することはできません。コミュニケーション改善は相手だけでは変わりませんので、積極的に参加し、まずは自分から変わろうという意思をもって臨むことが大切です。

 

組織やチームのコミュニケーションを円滑にする

Take Actionでは、社内のコミュニケーションを活性化出来る社内SNS「THANKS GIFT」をご提供させていただいております。

業務上の感謝や他愛もない雑談をコインという形で贈り合う【コイン機能】でコミュニケーションを活性化させます。コインは全て見える化されているため、社員一人一人の貢献が伝わることから承認欲求が満たされ、従業員エンゲージメントの向上にも繋がります。また、組織の情報共有でお悩みの企業には【掲示板機能】をオススメします。こちらの機能では、会社への想いや成功体験など共有したい出来事を掲示板に投稿し情報共有を行います。社員全員が会社成長に向けての発信者・理解者となるため、組織力の強化に繋がります。他にも、社員のコミュニケーションや組織活性化に向けた機能が満載です。

カテゴリー

ランキング

最新記事

タグ

Banner

Banner