部門間のコミュニケーションが上手くいかない原因とその対策とは？

組織が大きくなると事業部やチームが細かく分かれていき、1人1人が何をやっているかが分かりにくくなるため、部門間のコミュニケーションが上手くいかないという問題が発生しやすくなります。
今回は、部門間のコミュニケーションが上手くいかない原因とその対策について紹介します。

部門間のコミュニケーションが上手くいかない4つの原因

なぜ部門間の連携がこんなにも難しく、ときには対立してしまうのか、その4つの原因を見ていきましょう。

1.相互理解が深まっていない

同じ企業に勤めていても、他部門の業務内容について知る機会は案外少ないものです。
相手が普段どのようなスケジュールで業務を行い、遂行するためにどういった情報が必要なのかを理解できていないと適切な依頼ができません。
一般的に、企業の規模が大きくなるほど他部門の業務に対して淡白になり、場合によっては各部門が一つの独立国家のようになってしまうこともあります。

2.経営ビジョンが浸透していない

企業の経営ビジョンや理念が社内に浸透しておらず、社員同士に一体感がないケースも多くあります。
ビジョンとは、組織として実現したい姿であり、いわば未来の目的地です。
目的地が明確でないと、社員の間に協力して達成しようという仲間意識が生まれにくく、コミュニケーションを取ること自体にもあまり積極的になれません。
ビジョンについては、経営企画や広報など、経営陣に近い部門では理解していても、現場に近い部門には周知されていないなど部門間の情報格差も懸念されます。

3.利害が一致していない

経営ビジョンが浸透していなければ各部門の目標もバラバラになり、局所的な利害も一致しません。
たとえば自動車メーカーを例に挙げると、営業部門は「たくさん売りたい」と考えており、設計部門に顧客のニーズが高い新たな装備の開発を要求したとします。
しかし、設計部門では「不具合を減らす」ことを最優先にしていれば、新規開発には消極的になります。
お互いの目標がまったく別であれば、いくら話し合っても歩み寄りが難しく、対立関係に発展する可能性が高いでしょう。

4.部門同士をまとめるリーダーがいない

各部門のリーダーが、自部門の利害しか考えていない、縄張り意識が強いというのも問題です。
部門間をまとめる立場にあるリーダー自身が、部署間の連携の必要性を感じていないと、その下の社員も部門間の連携にあえて積極的になりません。
結果的に、新たなコミュニケーションも生まれにくいでしょう。

部門間の連携が上手くいかないことで発生する問題

部門間の連携が上手く取れていないと、会社の組織力は弱まります。
部門間の調整に工数がかかるため、業務効率が悪くなり生産性が低下します。
ノウハウやナレッジも共有されませんし、業務効率化につながるヒントやアイデアも生まれにくいでしょう。
当然ながら、複数の部門が連携することで実現できるシナジー効果も期待できません。
部門間の風通しが悪く、良好な人間関係を築きにくい環境は、社員にとっても大きなストレスです。
社員のモチベーションやエンゲージメントも低下し、居心地の悪さから最終的に退職されてしまうリスクも高まります。

部門間のコミュニケーションを円滑にする6つの対策

部門間のコミュニケーションを円滑にするには、「全員が同じ方向を向いている」「相互理解が深まっている」「部門の垣根を超えた交流が行える」環境を整える必要があります。
そのための6つの対策を紹介します。

1.ビジョンの浸透を図る

社内に一体感を醸成するには、ビジョンの浸透が不可欠です。
経営陣だけで共有するのではなく、分かりやすく明文化して全社員に周知徹底し、さらに理解・共感してもらう必要があります。
たとえば、全社員を対象とした研修を実施し、経営ビジョンを経営陣から管理職、管理職から一般社員へとカスケードダウンするのも一つのやり方です。
管理職に自社のビジョンを理解させて自らの言葉で一般社員に説明し、会社の長期戦略と個人の業務目標とがどう結び付くのかを理解させることで、全社の一体感が高まります。
同時に、経営視点を持つリーダー層の育成にもつながります。

2.人材交流を積極的に行う

組織内の人材の流動性を高めて、セクショナリズムを解消していくことも大事です。
具体的には、ジョブローテーションの導入など、一人の社員がさまざまな業務に関われる制度を構築しましょう。
部門間の相互理解が深まるほか、社員のスキル向上も見込めます。
広い視野を持つ次期リーダー候補の育成にもなるでしょう。

3.社内報で情報を補う

部門間の情報格差を埋めるには、社内報が有効です。
社内報という形で、経営ビジョンや各部門の取り組み、社内外の表彰者などの情報を全社員に共有し、仕事の合間などに読んでもらうと良いでしょう。
社内報には、紙版とデジタル版の2種類があります。
紙版のメリットは、一人ひとりにパソコンがないような現場の部門にも情報を届けられることです。
デジタル版のメリットは、情報の鮮度を保てること、印刷や配布の費用がかからないことです。
自社に合う方法を工夫しましょう。

4.社内SNSを活用する

社内SNSを導入して、社員同士のコミュニケーションの活性化を図る企業も増えています。
社内SNSには、部門横断的な交流ができる、仕事とは違う軸でのつながりを持てる、誰でも自由に情報発信できる、ナレッジを共有できるなどのメリットがあります。
結果的に、社内のコミュニケーション活性化が見込めるでしょう。

5.社内イベントを開催する

スポーツ大会やBBQ、ランチ会などの社内イベントを開催して、業務から離れた場所での社員同士の交流の機会を増やすことも検討してみましょう。
肩の力を抜いたオープンな交流となり、会社とは違うプライベートな顔が見られるため、相互理解が深まりやすいでしょう。
社内イベントで親睦した相手であれば、後日仕事で一緒になった場合にもコミュニケーションを取りやすいはずです。

6.サンクスカードを導入する

お互いに感謝を伝え合うサンクスカードを導入して、日常的に前向きなコミュニケーションを促進していく方法もあります。
面と向かっては恥ずかしくて口に出しづらい感謝の気持ちも、メッセージカードであれば伝えやすいものです。
気軽に感謝や賞賛を贈り合える文化が醸成されれば、社内の雰囲気も明るくなります。
部門間を超えた交流のきっかけにもなるでしょう。スムーズな業務推進やエンゲージメントの向上も期待できます。

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職場のコミュニケーションを活性化させて、従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、部門間のコミュニケーションが上手くいかない原因とその対策などについて紹介しました。
社内コミュニケーションは、生産性や従業員の定着に大きな影響を与えるため、会社としても支援や対策を行っていきましょう。

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