部門間連携がうまくいく最適なコミュニケーションの取り方とは？

企業の業績を上げるためには、部署・部門間での連携が有効とされていますが、他の部署・部門と連携するのは非常に難しく、対立をしてしまうこともあります。みんなが会社全体の業績向上を目標としているはずなのに、なぜこのような対立が起きてしまうのでしょうか。今回は、部署・部門間でのコミュニケーションの必要性と課題、そして改善方法をお伝えします。

＜30秒で読める！この記事の要約まとめ＞

• 職場のコミュニケーション活性化は風通しの良い環境を生み出し、ミスの低減・チームワークの向上・生産性アップにつながる一方、約8割の企業がコミュニケーションに課題を抱えている
• 主な課題は「他部署の業務が見えない」「自分の取り組みを発信する機会が少ない」「経営層の考えが従業員に伝わっていない」の3点
• 改善施策として、社内報・表彰制度・サンクスカード・社内通貨などが有効で、クラウドツールを活用すると拠点を問わず全社で展開できる
• コミュニケーション改善の本質はお互いを知り認め合うことであり、自分から積極的に関わる姿勢が最も重要

コミュニケーションと生産性の関係

まずは、コミュニケーションをとることで本当に生産性が改善するのか考えてみましょう。
コミュニケーションが活発になると、風通しの良い職場環境が生まれます。
「言いたいことを遠慮なく言い合える」そういった環境下では安心して業務に取り組むことができるので、ミスも低減され、組織としての一体感からお互い補いあおうとするチームワークが生まれて業務効率化や生産性向上につながります。

また、部署や部門の垣根を超えた新しい取り組みや発想が生まれたり、その中で個々人のモチベーションや働きがいが向上したりするというメリットもあります。
しかし職場内でのコミュニケーションが十分に取れているという企業は少なく、HR総研が2017年に実施した「社内コミュニケーションに関する調査（※）」では、約8割の企業が職場コミュニケーションに「課題がある」と回答しています。

※出典：【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査 – ProFuture株式会社/HR総研-

さらに日本法規情報が企業で働く従業員の方向けに行った調査では、職場での人間関係にストレスを感じている人が約6割にものぼります。すなわち、多くの人が他人とのコミュニケーションに不安や懸念を感じながら仕事をしているということになります。

※出典：「相談サポート通信　相談者実態調査」職場でのストレスの原因は「人間関係」と答える人が約6割。上司に必要なのは「信頼」、部下に必要なのは「業務遂行能力」-日本法規情報株式会社-

職場でのコミュニケーションを円滑に取ることができれば、会社と従業員、そして従業員同士で信頼関係が構築され、「心理的な安心感」を醸成することができます。
その結果、さらにコミュニケーションも活発になり、良いアイデアや施策のヒントが生まれ生産性はますます高まります。
そういった環境でなら従業員にも目標達成や成果の最大化に貢献しようという意識が生まれやすくなります。

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部署・部門間でのコミュニケーションに関する課題

コミュニケーションがうまくいかない理由は多岐に渡りますが、代表的なものは下記の3つに分類されます。

1.そもそも誰が何をしているのかわからない

自分のチームや同じ部署内の人であれば、誰が何をしているのかわかるけれど、別の部署、支店、他の店舗など自分の業務と直接かかわることが少ない人が何をしているのかわからない状況です。そもそも知る機会もないことがほとんどで、相手のことを知らなければ会話も生まれづらくなります。

2.自分のやっていることを発信する機会が少ない

他者のことを知る機会が少ないのと同じように、自分のことを伝える機会や手段も少ないと言えます。お互いに知り合うことがなければコミュニケーションの機会も生まれません。

3.会社や経営層の考えが従業員に伝わっていない

強い組織はみんなが一つのチームとして同じ目標に向かってお互いに協力し合っている状態であるといえます。そのためにはみんなが経営層や会社として目指すべき状態やあるべき姿を常に認識している必要がありますが、そういったことを直接聞く機会は少ないといえます。そうなると、従業員はただ数字の目標だけを渡されて、何のために仕事をしているのかを見失い、どんどんモチベーションも下がるといえます。

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コミュニケーション改善のための施策

①~③の課題解決のためには、「だれでも（従業員・経営層どちらも）情報を発信し受け取れる状態にする」「そういう文化や社風を作る」ことが重要です。そのためには以下のような施策が有効です。

社内報

社内での出来事や経営層の想いを定期的に発信するための施策です。
誰がどんなことをしているのか、業務のこと以外にも発信していくと社内報をきっかけにコミュニケーションが広がります。

↓社内報の内容や導入メリット・デメリットについて紹介した記事はこちら↓
社内報とは？導入メリットや企画ネタ例、運用のポイントを紹介

表彰式

成果や改善に努めた功労者を称える場です。
インセンティブや副賞を設定すると、表彰への意欲も高まります。四半期に一回、年に一回など定期的に開催すると効果的です。

↓表彰制度の内容や導入メリット・デメリットについて紹介した記事はこちら↓
表彰制度とは？実施するメリット・デメリット、ユニークな事例を紹介

ありがとう＆サンクスカード

お互いに感謝や激励を伝え合うカードです。
感謝や応援は非常にポジティブなコミュニケーションなので、そういった仕組みを作り、運用していくとチームとしての一体感を生み出します。

↓ありがとうカードの内容や導入メリット・デメリットについて紹介した記事はこちら↓
サンクスカードとは？導入目的やメリット、運用ポイントを紹介

社内通貨

ありがとう＆がんばれカードと併せて運用することもあります。
また、獲得した通貨に応じて副賞を設定しておくことで福利厚生としても機能します。

これらの施策はもちろん実際に印刷をしたり、書いたり、会場（あるいは会社の執務室など）を使って実施したりすることもできますが、クラウド型のツールを活用するとWeb上でも実施することができます。
ツールを活用すると多店舗、支店など物理的距離がある場合でも、どこかが取り残されることなくみんなで実施をすることが可能です。

↓社内通貨の内容や導入メリット・デメリットについて紹介した記事はこちら↓
社内通貨とは？導入方法や作り方のポイント

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社内コミュニケーションの活性化において最も大切なこと

コミュニケーションを円滑にするためには色々な施策がありますが、最も大切なのは「お互いを知り、認めあう」ことです。
様々な施策をしていても、「自分とは関係ない」と思って興味も持たず、おざなりに取り組んでしまうと全く効果を発揮することはできません。
コミュニケーション改善は相手だけでは変わりませんので、積極的に参加し、まずは自分から変わろうという意思をもって臨むことが大切です。

【関連記事】社内コミュニケーションツール比較12選。導入効果、特徴まとめ

コミュニケーションに関するよくある質問

コミュニケーションに関するよくある質問と回答を紹介します。

Q1. 職場のコミュニケーションを改善すると、生産性はどのように変わりますか？

コミュニケーションが活発になると風通しの良い環境が生まれ、ミスの低減やチームワークの向上につながります。 さらに部署を超えた新しいアイデアが生まれやすくなり、従業員のモチベーションや働きがいも高まることで、組織全体の生産性向上が期待できます。

Q2. 職場でコミュニケーションがうまくいかない主な原因は何ですか？

他部署や支店など、自分の業務と直接関わりの少ない人が何をしているかわからないことが一因として挙げられます。 また、自分の取り組みを発信する機会が少ないことや、会社や経営層の考えが従業員にきちんと伝わっていないことも、コミュニケーション不足を招く代表的な原因です。

Q3. 社内コミュニケーションを改善するために有効な施策はありますか？

社内報で経営層の想いや社内の出来事を定期的に発信したり、表彰制度で成果を称え合う場を設けたりすることが効果的です。 サンクスカードや社内通貨を活用して感謝を伝え合う文化を醸成することも、チームの一体感を高めるうえで有効です。 これらはクラウドツールを活用することで、拠点が離れていても全社で取り組むことができます。

Q4. コミュニケーション改善において、最も大切なことは何ですか？

さまざまな施策を導入しても、関心を持たずおざなりに取り組んでしまっては効果を発揮することができません。 最も大切なのはお互いを知り認め合うことであり、相手任せにせず自分から積極的に関わろうという意識を持つことが、コミュニケーション改善の第一歩となります。

 

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他にも、社員のコミュニケーションや組織活性化に向けた機能が満載です。
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