社内SNSの導入や運用が失敗してしまう原因と失敗しないための3つのポイント

社内でのコミュニケーションを行う中で連絡手段が電話やメールの場合は、連絡をするのにも時間と手間がかかり、連絡することをためらって必要最低限のコミュニケーションをとらなかったり、事前に文章で確認すれば解決する問題も対面での打ち合わせを必要とするケースが多々あることと思います。
そういった社内でのコミュニケーションをもっと円滑にそして情報共有を簡単にできる手段が、社内SNSです。
LINEのようにチャット形式で行うもののため、コミュニケーションを気軽に取りやすく、サービスによっては、画像や資料などと合わせて送付することも可能です。
今回は、社内SNSを導入することでどのようなメリットがあるのか、そしてどのような運用だと失敗してしまうのかをご紹介します。

⇒感謝・称賛をきっかけに組織を活性化させるツール『THANKS GIFT』の資料ダウンロードはこちら

社内SNSとは？

社内SNSとは、社内でのコミュニケーションをより気軽に行えるように、そして画像や書類、URLなども合わせて必要な情報のやり取りを行うことを目的としたツールです。
社内SNSでは、オープンな場所でやり取りを行うことで他の人もその内容を確認でき、情報格差がなくなることや、メールなどのようにかしこまった文章で送る必要もないのでリアルタイムにそして気軽にコミュニケーションを取ることができ、対面での打ち合わせを減らすことにも繋がります。

社内SNSを導入するメリット

社内SNSを導入することで以下のようなメリットや効果が考えられます。

・リアルタイムに情報の共有が行える
・気軽にコミュニケーションが取れる
・打ち合わせや会議の時間を短縮できる
・複数人でのやり取りが簡単になる
・チームメンバー同士のやり取りや他部署のやり取りを把握できる
・コミュニケーションの問題が軽減し、従業員のエンゲージメントが向上する
・コミュニケーションが活性化し、従業員の生産性が向上する

社内SNSを導入するデメリット

一方で、社内SNSを導入することで以下のようなデメリットが考えられます。

・全社員に導入する際には、導入や教育の時間がかかる
・ランニングコストがかかる
・いつでも連絡が取れるために、仕事モードの時間が長時間化する恐れがある

社内SNSの運用が失敗してしまった事例

実際に社内SNSを導入した企業が運用を定着させるのに失敗してしまった事例を3つ紹介します。

一部の人の活用がなされずに結局使われなくなってしまったA社

A社では、社内のコミュニケーションの活性化のために社内SNSを導入したものの、なかなかクラウドのツールの活用方法が分からない管理職の方がいたため、その方への連絡はメールで行うといった運用になったそうです。
随時、その社内SNSを使っても上長の管理職が閲覧や投稿ができないために以前のメールでの運用に戻ってしまったとのことです。

仕事以外のやり取りや一部の人のやり取りが増えてしまったB社

B社では社内SNSを導入したものの、導入のタイミングで活用目的や活用イメージを伝えなかったばかりに業務時間中であっても一部の方のプライベートな会話ばかりがなされるようになり、慌てて社内SNSの活用ルールを定めたものの、他の従業員の方が元の連絡方法で良いと思ってしまったために活用されなくなってしまったとのことです。

オープンな場所でのやり取りがされなくなってしまったC社

C社では、社内SNSを導入したものの、鍵付きのチャンネルが増えて結局はメールと同じようにやり取りをしている人のみが情報のやり取り・閲覧を行うようになり、情報のオープン化はされず、かえってやり取りを行うチャンネルが増えて大変になったとのことで活用されなくなってしまったとのことです。

社内SNSの導入・運用が失敗してしまう理由

それでは、上述のような社内SNSの導入や運用が失敗してしまうのが何が原因なのでしょうか。
一般的に社内SNSの導入・運用が失敗してしまう理由は以下のようなものがあります。

・社内SNSの導入目的が共有されていない
・社内SNSの運用ルールが共有されていない
・最初の導入の際に、全社員が使えるように教育がなされていない
・誰がどのような内容をどこでやり取りするかが設計されていない
・気軽に投稿できるが故に誰かが不快に感じるような投稿が発生してしまう

上記のように主な失敗の原因は、初期段階の目的やルールの共有がなされていないことです。
具体的な活用イメージを持ってもらえるように準備をした上で導入を進めていきましょう。

社内SNSの導入・運用を失敗させないためのポイント

社内SNSの導入・運用を失敗させないためのポイントは、上述の通り、「従業員に社内SNSの導入の目的やルールを共有すること」「使い方のルールを定めること」「オープンな場所でやり取りをするような文化を合わせて作っていくこと」の3つが重要です。
最初の導入に失敗してしまいますと、なかなか運用が定着しませんので、必要な準備をした上で段階を追って導入を進めていきましょう。

社内コミュニケーションを活性化させるために「THANKS GIFT」を活用しよう

今回は、社内SNSの導入・運用の失敗事例や失敗しないためのポイントを紹介しました。
せっかく新しくツールを導入しても活用されなければ、社内コミュニケーションの課題は解決されません。
ツールの導入と合わせて社内のコミュニケーションが取りやすくなるような文化醸成を行なっていただければと思います。
エンゲージメントクラウドの『THANKS GIFT』では、サンクスカードやチャットの機能を通して、従業員の感謝や称賛をきっかけにコミュニケーションを生むことや理念浸透に繋げていくことが可能なサービスです。
社内コミュニケーションの課題解決のために利用されることも多いので、サービス紹介資料をダウンロードして、自社の課題が解消できそうか確認してみてはいかがでしょうか。