社内の人に感謝を伝えるお礼メール・メッセージの例文とポイントを紹介

社内の人は一緒に仕事をしたり関わったりする機会が多いため、お礼メールを送るべきシーンも多々あるものです。
お礼メールを適切に送ることにより人間関係が円滑になります。
とはいえ、お礼メールを送るタイミングや内容について迷う人もいるのではないでしょうか。
今回は、社内の人向けにお礼メールを送る際に押さえておきたいポイントやシーン別の書き方について紹介します。

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お礼メールを送る際に押さえておきたいポイント

お礼メールを送る際に押さえておきたいポイントを紹介します。

できるだけ早く送る

お礼メールはなるべく早いタイミングに送ることがとても大切です。
お礼をしたい出来事があってから時間を空けてしまうと、相手は何に対してお礼を言ってきたのか分からない場合があります。
同じ内容のメールを送る場合でも、早く届いた場合と遅く届いた場合では受ける印象が違うものです。
目安として、午前中の出来事であれば当日の夕方まで、午後の出来事であれば翌日の午前中までに送るようにしましょう。
どうしても当日中に送ることが難しければ、24時間以内に送るようにします。

一目見て内容が分かる件名を付ける

こちらがメールを送りたい相手は毎日多くのメールを受け取っている可能性があります。
メールを多数受取る人は、件名から判断して返信する優先順位を決めているかもしれません。
受信するメールの数が多ければ、相手に見てもらえない可能性もあります。
お礼メールは確実に相手に見てもらいたい内容なので、他のメールに埋もれてしまわないよう件名を工夫しましょう。
「お世話になっています」「本日はありがとうございました」など、一般的に使われやすい件名はつけないようにします。
具体的に何に対するお礼なのか、という点と自分の名前を件名に含めると分かりやすいです。

定型文をそのまま使わない

お礼メールの文面はインターネットで検索すればたくさん出てきます。
お礼メールはできるだけ早く送るのが良いといっても、定型文だけをそのまま送るのでは相手に気持ちが届きません。
お礼メールを書く際には、定型文の形式は参考にしつつも、自分なりの言葉で感謝の気持ちを伝えましょう。
具体的に相手とのやり取りの中で自分が感じたことを盛り込むとオリジナリティが出せますし、相手にも自分の気持ちが伝わりやすくなります。

「取り急ぎ」は使わない

ビジネスメールでは「取り急ぎ」という言葉を使うことがありますが、お礼メールでは使わないようにしましょう。
「取り急ぎ」という言葉には「とりあえず急いでお礼をします」という意味があるので、相手によっては失礼だと感じてしまう可能性があります。
特に、上司など目上の人に対しては使わないようにしましょう。

若者言葉や顔文字を使わない

送る相手が社内の人で気心が知れているからといって、「超～」や「とりま～」などの若者言葉はビジネスの場においてふさわしくありません。
メールを受け取った相手の印象を悪くしてしまう可能性があります。
また、一般のメールでは親近感を表すために顔文字を使うことがありますが、これもビジネスにおいては使うべきではないものです。
どうしても文面に記号を使いたい場合は「！」や「？」などにとどめておきましょう。
社内の人に対するメールでも、基本的に丁寧な言葉を使って文章を作成するよう心がけます。

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お礼メールを送るときの文章の組み立て方

お礼メールを送るときの文章の組み立て方について紹介します。

最初の一文

社内に向けてのお礼メールの最初の一文は、宛名と「お疲れ様です」が定型です。
その後に自分の名前を入れましょう。
たとえば、「○○課長お疲れ様です。××です。」という具合です。
お礼を言いたい人が個人ではなくグループのメンバーなど複数になる場合は「○○部の皆様」などと書きます。
基本的にお礼メールは一人ひとりに対して送るのが丁寧ですが、グループ全員に対してなど連名で送る場合は、立場が上の人から順に宛名を書きましょう。
メールアドレスの順番も同様です。

感謝の気持ちを伝えるフレーズ

感謝の気持ちを伝えるフレーズには、「〇〇していただきありがとうございます」「心よりお礼申し上げます」「重ねてお礼申し上げます」の3つのパターンがあります。
3つの中で最もカジュアルなのは「〇〇していただきありがとうございます」です。
社内で近しい関係にある上司などに使えます。
「〇〇してくださりありがとうございます」と言い換えることも可能です。
これらの言い回しは、相手に対して感謝したいことが発生した直後に使えます。
感謝したいことが発生してからある程度時間が経った場合は「先程は」「先日は」など、時系列を表す言葉を付け加えましょう。

「心よりお礼申し上げます」「重ねてお礼申し上げます」はより丁寧な言い方で、社内だけでなく社外に対しても使えて、よりかしこまった印象があります。
「重ねて御礼申し上げます」は「重ねて」という言葉に「何度も繰り返して」という意味があるので、より深く感謝しているときに使いたい文例です。
お礼を言いたい事例がいくつかある場合は「ありがとうございます」を何度も繰り返すと雑な印象になってしまうので、文面を変えるために「重ねてお礼申し上げます」という言い方を使うことがあります。

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【シーン別】社内向けお礼メールの書き方ポイント

社内メール向けのお礼メールの書き方をシーン別に紹介します。

上司へのお礼

上司からのアドバイスや指導に対するお礼は、アドバイスや指導が自分にとってどのような影響をもたらしたのか、今後アドバイスや指導をどう活かしていきたいかを具体的に書きましょう。
文末は「今後ともご指導をよろしくお願いします」と書くとよいです。

会食のお礼

会食のお礼は当日中もしくは翌日の午前に行うのが望ましいです。
食事をご馳走になった場合はそのお礼や料理の感想、会食時に出た話題について感じたことを述べるとよいでしょう。
プロジェクトを手伝ってもらった人へのお礼メール メールを送るタイミングはプロジェクトが完了したときです。
手伝ってもらったことへの感謝とプロジェクトが完了したことについて、簡潔にお礼と報告を述べましょう。
プロジェクトの完了という節目にきちんと挨拶をしておくと、今後も相手とより良い関係を築いていけるでしょう。

退職する人へのお礼メール

退職する人からのお知らせに対してお礼メールを送るシーンです。
退職する人が上司なのか同僚なのか、定年退職なのか転職なのかによっても文面は違います。
これまでお世話になったお礼と退職する人との関わりの中で生まれた個人的なエピソードを盛り込むと、相手の心に残るメールになるでしょう。

【関連記事】：上司にお礼や感謝の声掛けをする際の伝え方や内容例を紹介

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今回は、社内の人向けにお礼メールを送る際に押さえておきたいポイントやシーン別の書き方について紹介しました。
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