出張とは？手当や日帰り/宿泊の判断基準、移動時間の考え方を紹介

通常の勤務場所とは異なる場所に出向いて業務を行う出張は、通常の勤務と比べて移動時間が長くなるなど社員の負担が大きくなりがちです。
そのため、出張する社員への慰労の意味を込めて出張手当を支給する企業は少なくありません。
今回は、出張の基本的な定義や出張手当について、日帰りと宿泊出張手当の判断基準、移動時間の考え方について紹介します。

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出張とは？

出張とは、業務を行うために通常の勤務場所とは異なる場所に出向くことをいいます。
もともと戦陣用語として使われていた言葉で、戦場に出て陣を張るという意味から戦いのために他の場所に出向くことを「出張り（ではり）と言っていました。
「出張り」を音読みしたものが「出張（出張）」です。
仕事で別の場所に出向くことの意味で使われるようになったのは、明治時代以降でした。
出張に似た言葉に出向があります。
出向は自社の本社や支社、関連会社に異動することです。

出張は業務上の支持を受けて普段の勤務場所とは違う場所で業務を行うため、異動ではありません。
出張の期間は日帰りや数日間で終わる場合もありますが、数カ月にわたる長期出張になる場合もあります。
出張の目的は、社外で業務を行うことにより、何らかの成果を得ることです。
会社や上司からの働きかけで出向くことが多く、取引先の企業に出向いて商談を行ったり研修やセミナーに出かけたりすることもあります。
出張先は国内だけとは限らず、海外に支店や工場がある企業の場合は、現地でトラブルが発生した場合に調査や対応のために出向く場合もあります。

一方、就業時間中に仕事上の必要性があって行う外出は社用外出です。
出張は社用外出のうち、遠い場所に出向くものをいいます。
特急列車や新幹線、飛行機などの手段を使わなければ移動できない距離の場合に使われる言葉が出張です。
移動先が遠いので、出張先から直接自宅に帰宅する直帰も多く、日をまたぐケースもあります。
出向いた日に帰宅する場合は日帰り出張と呼ばれるのが一般的です。

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出張手当とは？

出張手当とは、出張した社員に対して出張しなければ支払わなかった費用を実費ではなく、概算で支払う手当のことです。
出張をすると、交通費や宿泊費の他に食費や取引先・職場へのお土産代などの費用がかかります。
出張する人の地位や目的、期間などによって金額が定まっていることが一般的です。
本来の勤務地とは異なる場所で業務を行うことによる精神的・肉体的な疲労を慰労する目的もあります。
出張手当は法的に定められているわけではなく、各企業が独自の制度として運用するものです。

出張手当と出張経費の違い

企業によって「出張日当」「宿泊日当」などの呼び方をする場合があります。
出張手当と似ているのが出張経費です。
出張経費とは、交通費や宿泊費などのように、出張に伴って発生した経費のことをいいます。
出張経費は実際にかかった経費を領収書に基づいて実費精算するものです。
出張経費は社員が一時的に代金の負担をしたり領収書の保管をしたりしなければなりません。
また、出張経費を精算するために出張報告書や領収書を総務に提出する必要があり、業務量が増加します。

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出張手当を出すメリット

出張手当は条件ごとにあらかじめ決められた一定額を支給するので、出張に出かける社員は経費を建て替えたり領収書を保管したりする必要もありません。
出張手当を支給することは、企業側・社員側双方にメリットがあります。

企業側にとってのメリットは、法人税・消費税・社会保険料を減らせることです。
出張手当は全額損金として扱うことができるため、所得が減ることにより法人税を減額できます。
国内出張に対する出張手当は課税仕入れとして計上できるので、消費税の節税にもなります。

なお、海外出張の場合は課税仕入れとはならないため注意が必要です。
出張手当は賃金には含まれないため、社会保険料の負担も軽減します。
これは社員にとっても同じで、出張手当は給与として扱われないため所得税や社会保険料の負担も増えません。
その結果、社員の手取りを増やすことができます。
また、出張は遠距離の移動を伴い、体力的・精神的な負担も大きいため、行きたがらない社員も少なくありません。
出張手当として金銭的に報いることで社員のモチベーションを向上できるメリットもあります。

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日帰り出張と宿泊出張手当の判断基準

出張の基準は、各企業が「出張旅費規程」にて定めるのが通例です。
移動時間や移動距離を基準として出張の定義を定める企業が多く見られます。
たとえば、会社からの移動時間が片道90分以上、会社からの直線距離または移動距離が100km以上、などです。
日帰り出張は、当日中の帰宅または帰社が可能な範囲と定めている企業が多く見られます。
出張手当の相場は一般社員で2100円程度、課長クラスで2500円、部長クラスで2700円程度です。
宿泊出張の相場は一般社員で2400円程度、課長クラスで2700円程度、部長クラスで2900円程度となっています。
出張手当はあくまで出張に伴って生じた費用を補助するものです。
相場より著しく高額な金額が設定された場合は、不当に収入を増やしているのではないかと税務署から指摘され、課税対象になる場合があります。

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出張における移動時間の考え方

遠距離で出張する場合、たとえば月曜日の朝一番から取引先で打ち合わせがあるため日曜日に移動するケースがありえます。
裁判例では、出張の際の移動時間は通常出勤するために費やす時間と同じ性質を持つものであるとし、所要時間は労働時間に算入しないと判断したものがありました。
遠距離出張の移動時間は通常の出勤の移動時間と比べて長時間になるため、移動時間が労働時間とみなされるのか気になる人もいるでしょう。
移動のために乗り物に乗っている間は乗り物から降りて自由に行動できないので、拘束された時間であることは間違いないです。
しかし、その時間は寝ていたり本を読んだり好きなように過ごすことができるので、休憩時間と同じような扱いになり、原則として労働時間としてみなされません。

こうした時間的拘束に対する慰労の意味も含めて出張手当を支給する企業は多い傾向です。
原則として移動時間は労働時間に含まれませんが、商品や機材などを運搬することが出張の目的である場合や上司に同行して移動中に仕事の打ち合わせをする場合などは労働時間として扱われます。
出張のように社外で仕事をする場合は、休憩時間や移動時間などが明確ではなく、正確な労働時間の算出が難しい傾向です。
そのため、就業規則等に事業場外のみなし労働時間制について規定しておけば、所定労働時間勤務したとみなすことができます。
ただし、上司が同行して勤務時間を把握することができる場合は、事業場外のみなし労働時間制は適用されません。

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