職場でのコミュニケーションの設計・改善のポイントとは？

職場のコミュニケーションが不足しているということ原因の調査を行わないまま、イベントを企画したり、ツールを導入して改善を試みる企業が増えています。
しかし、高いコストをかけても、なかなか問題が解決しないという声も少なくありません。
今回は、そのような失敗をしないための職場でのコミュニケーションの設計・改善ポイントを中心にコミュニケーション不足を解消する意義やメリット紹介します。

⇒感謝・称賛をきっかけに組織を活性化させるツール『THANKS GIFT』の資料ダウンロードはこちら

職場のコミュニケーションに投資を行うことのメリット

職場のコミュニケーションに投資を行うことで以下のようなメリットが期待できます。

• 従業員同士での相互理解が深まり、良い人間関係を築きやすい
• 良い人間関係を築けることで、メンタルヘルスの不調が起きにくい
• 情報の共有が行いやすくなり、情報格差が起きにくい
• 気軽に相談やフォローの依頼が行いやすい
• 悪い情報でもすぐに共有され、素早い対応が行いやすくなる

チームで働く以上、全ての情報を共有することは難しいですが、情報を全員が見られるようにログを残したり、オープンにしておくことや、コミュニケーションを行いやすいようなツールを導入し、同時に文化作りを行なっていくことが非常に重要です。

職場のコミュニケーションを改善することで得られるメリット

コミュニケーション不足を改善すると、ミスが起こるのを未然に防いだり、現場の声を拾い上げたりできるようになる為、企業はいち早くコミュニケーションに関する問題に取り組む必要があります。
人為ミスの多くは、伝え漏れや不注意が原因であることが多い為、社内のコミュニケーションをオープンな場所で行うなどでこういったミスは減少できます。

また、コミュニケーションを上手く取れる職場では、従業員同士が日頃から上司や部下の階層を気にせずに、業務やそれ以外のことでも相談を行いやすく、早期に解決することができる為、人材不足に陥りにくいというメリットもあります。
例えば、従業員が育児や介護の悩みを抱えていると早い段階で把握できれば、時短勤務や業務内容を変更するなどの対策を講じたり、周りでサポートしたりすることもできます。
何かあっても柔軟に対応してくれる職場なら、人材が離れにくくなり、入社希望者も増えていくことが期待できます。

職場でのコミュニケーションを改善する際の課題

従業員に対して円滑なコミュニケーションが重要だと周知しても、コミュニケーションを行うためのツールやコミュニケーションを重んじる文化がなければ、職場に浸透させるのは非常に難しいです。

他にも以下のような理由が職場のコミュニケーションの問題となっていることがあります。

• 業務量が多すぎて、なかなかコミュニケーションを行う機会が少ない
• 座席や建物など物理的に対面でのコミュニケーションを取りづらい
• 社内の連絡は内線かメールと決まっており、気軽にオンラインでのコミュニケーションが行えない
• 人の入れ替わりが激しく、メンバー間の人間関係が築かれていない
• そもそも会社においてコミュニケーションを重視する文化がない

また、コミュニケーションを積極的に取るという新しいスタイルを良い変化だと受け止める従業員もいれば、必要最低限で済ませる従来のスタイルが良かったという従業員が出てくるかもしれません。
長く働いている人ほど従来のスタイルに慣れてしまっているため、新しい変化を受け入れにくい傾向があります。
従業員の置かれている状況や考え方の違いが、コミュニケーションの取り方を改善しようというときに障壁となることもあるので、改善をする際は上記のような問題があることも頭に入れて取り組みましょう。

まずは、従業員が活用しやすいコミュニケーションツールを導入しよう

従業員同士のコミュニケーションを活性化するには、コミュニケーションツールの導入が不可欠です。
従業員にただコミュニケーションを取るように周知しても効果は一過性のものであり、時間が経つとまた元の状況に戻ってしまう可能性があります。
そのため、可能な限りオープンな場所でログを残してコミュニケーションを取るなどとコミュニケーションを重視する文化を醸成することによって会社が大きく変わります。

コミュニケーションツールを導入すると、グループチャットに参加している人なら、どの従業員がやり取りしているのか一目で分かるようになります。
その結果、他の従業員からもやり取りを確認できる状態のため既読無視が起こるリスクが低減できるなど、コミュニケーションを増やすことに繋がります。
コミュニケーションツールはたくさんの種類がありますが、あまりに複雑な仕様のツールを導入すると使いこなせない可能性があるため、従業員が活用してくれそうな使い易いツールを選ぶのがオススメです。

コミュニケーションツールの導入で組織が大きく変化する

実際にコミュニケーションツールを導入した企業では、組織の在り方が大きく変化しています。
「THANKS GIFT」を導入した企業は、サンクスカードのやり取りをはじめ様々な機能を活用し、社員やアルバイトが積極的にコミュニケーションを取るようになっています。
従業員同士でお互いの活躍や行動に対して称賛し合えるので、一体感や団結力が生まれやすく、働きがいを感じられるという声をいただいています。
さらに、福利厚生サービスと連携すれば、従業員同士のコミュニケーションを社内通貨に換えて、商品やサービスと交換することも可能ですので、福利厚生として導入いただいている企業もあります。

THANKS GIFTを活用して社内コミュニケーションを活性化しよう

今回は、職場のコミュニケーションを改善することのメリットやコミュニケーションツールを導入することのメリットについて紹介しました。
上述の通り、職場のコミュニケーションは会社の業績や組織を良い方向にも悪い方向にも影響を及ぼす非常に重要なものです。『THANKS GIFT』は、Web社内報やサンクスカードなどの機能を搭載した社内コミュニケーションを活性化させるツールです。

従業員全員に対する連絡が行える他、日報や社内報、サンクスカードなど様々な用途でご利用いただけます。
ぜひ、『THANKS GIFT』を活用して社内コミュニケーションを改善する取り組みを始めませんか？