全社員フルリモートでのコミュニケーションの問題と解決法を紹介

働き方改革や新型コロナウイルスへの対策として、リモートワークを導入する企業が増えています。
職場によっては、オフィスに出社せずに全員が自宅などで勤務するフルリモートを実施しているところもあることでしょう。
全社員フルリモートで懸念されるのがオンラインでのコミュニケーションの問題です。
今回は、全社員フルリモートにおけるコミュニケーションの問題と解決法について紹介します。

＜30秒で読める！この記事の要約まとめ＞

• フルリモートでは、コミュニケーション量の減少・テキストでの認識のズレ・相談しづらい環境という3つの問題が生じやすい
• 特に新入社員や中途採用者は相談相手が少なく、ケアが必要な対象として注意が必要
• 解決策として、迅速な返信・明確な指示・定例会議・1on1・サンクスカード・社内掲示板の活用が有効

フルリモートにおけるコミュニケーションの問題

全社員フルリモートの場合、ビジネスチャットやWeb会議システムなどを使ってオンライン上でコミュニケーションを取ることになります。
このような状況では主に次のような問題が起きやすくなるため注意が必要です。

コミュニケーションの絶対量が減る

フルリモートでもコミュニケーションツールを活用すれば、リアルタイムでのやり取りは可能です。
画面越しに顔を合わせて話す機会も持てるでしょう。
ただし、基本的には業務に関するコミュニケーションが中心となり、オフィスのように仕事の合間に社員同士で雑談を交わす、仕事の後に飲みに行って交流することは難しくなります。
結果的に上司と部下、同僚間でのコミュニケーションの総量が減ってしまい、心の距離が遠くなったり、ストレスをため込んでしまいやすくなります。

テキストベースのやり取りですれ違いやすい

フルリモートの場合、日々のやり取りは主にビジネスチャット経由になるでしょう。
お互いの表情が見えないまま、テキストという限られた情報だけで要件を伝えたり、反対に相手の要望を汲み取ったりしなければなりません。
自分の意図とは違う解釈をされるなど認識のズレが起きやすくなるため、言葉選びにはより慎重になる必要があります。
端的な指示を「冷たい」「怖い」と感じる人もいるようです。

確認や相談をしづらい

オフィスにいればその場で話しかけられますが、リモートではチャットを送る、Web会議システムをつなぐなど、何かしらのアクションを起こさねばなりません。
ただし、相手が今忙しいのかどうかの状況が見えないため、指示に不明瞭な点があったり、業務の進め方に悩んだりしていても、ギリギリまで遠慮してしまいがちです。
結果的に、社員がストレスを感じて体調を崩したり、トラブルの発覚が遅れたりと、業務に支障が出てしまう恐れがあります。

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フルリモートのコミュニケーションで特にケアが必要な人

フルリモートでのオンラインでのコミュニケーションにストレスを感じやすいかどうかは性格や自己管理能力による個人差もあるでしょう。
ただし、中でも特に注意したほうがよいのは、新しく入社した新人や中途採用者などです。
このような人たちは社内に人脈を構築できておらず、職場での業務の進め方にも慣れていません。
つまり、誰よりも確認や相談を必要としているのにもかかわらず、気軽に相談できる人が少ない、遠慮してしまいやすい状況にあるといえます。

これらの人も含めた全社員フルリモートを実施するにあたっては、常に話しかけやすい雰囲気を作ってあげる工夫が求められます。
一方で、業務のプロセスをある程度自分で組み立てられて社内に顔見知りも多い中堅社員であれば、フルリモート下でもマイペースに仕事を進められる可能性が高いでしょう。
個人で完結できる作業を担当している人もそもそも相談を必要とする場面が限られているため、コミュニケーションで悩む心配も比較的少ないかもしれません。

フルリモートでのコミュニケーションを改善する6つの方法

フルリモートのコミュニケーションを量と質、2つの側面から改善する6つの方法を紹介します。

返事は早めに行う

前提として、自分宛てに送られてきたチャットにはすぐに返事をすることが大事です。
リアルタイムで返事が来れば、相手の状況が分かります。
他の作業で立て込んでいるときには、ひとまずスタンプだけでもかまいません。
相手から何かしらの反応をもらえるだけでも安心できますし、心の距離も縮まります。
ただし、込み入った内容の場合は、チャットでのやり取りを繰り返すよりもウェブ会議をつなぐほうが効率的でしょう。

「誰が何を」を明確にする

テキストベースでのやり取りでは、主語と述語を明確にして、誰に何をやってもらいたいのかをハッキリさせることが肝心です。
非対面のコミュニケーションでは、「細かく言わずとも察してもらう」「あうんの呼吸で」というのは難しくなります。
納期も日時まで記載しておくほうが親切です。
指示内容を後から振り返って確認できるというテキストベースのコミュニケーションのメリットを最大限に生かしましょう。

定例会議を行う

Web会議を使って、週に1度はチームメンバー同士が顔を合わせる、お互いの状況を報告する機会を持つようにしましょう。
同じオフィスにいれば、話さなくても相手の状況はなんとなく分かるものですが、フルリモートでは積極的に情報共有を図ることが大事です。
業務の報連相だけでなく、雑談の時間を設けることで雰囲気が和らぎます。
場合によっては、オフィスでは実施していなかったオンライン朝礼や昼礼を追加してみてもよいでしょう。

1on1ミーティングを実施する

チーム会議だけでなく、上司とメンバーとの1on1ミーティングも実施して、対話の質を上げることも大事です。
個人の目標やキャリアパスを明確にするほか、定例会議では言えなかった悩みや相談を拾う場にしましょう。
特に新人や中途採用の人、他部門から新たにチームに加わった人にへのフォローは手厚くするべきでしょう。
上司のほうから「不明点があればいつでもチャットして」などの声をかけておいてあげると部下から話しかけやすくなります。

サンクスカードを導入する

社員同士で気軽に感謝や賞賛を伝え合えるサンクスカードを制度として導入し、コミュニケーションの絶対量を増やしていくやり方もあります。
業務で助けてもらったお礼やフィードバックなどを送り合うことで、社員間のコミュニケーションが活性化します。
制度として浸透すれば、お互いを褒め合う企業文化が醸成されて社内の雰囲気も明るくなるでしょう。
円滑な業務の推進にもつながるはずです。

社内掲示板や社内報を活用する

オンラインの掲示板や社内報を活用し、業務知識やノウハウを共有しあったり、部門間の連携を強化したりするのも有効です。
フルリモート下で社員同士のコミュニケーションが希薄になっていると感じられる場合には、経営層からあらためて企業理念やビジョンを伝えて組織の一体感や社員のやる気向上を図ることも検討してみましょう。

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フルリモートに関するよくある質問

フルリモートに関するよくある質問と回答を紹介します。

Q1. フルリモートでのコミュニケーションにはどのような問題がありますか？

フルリモートでは、オフィス勤務と比べてコミュニケーションの絶対量が減りやすいことが大きな問題です。 また、テキストベースのやり取りでは表情や声のトーンが伝わらないため、意図が誤って解釈されるすれ違いが起きやすくなります。 さらに、相手の状況が見えないために確認や相談を遠慮してしまい、トラブルの発覚が遅れるリスクもあります。

Q2. フルリモートで特にケアが必要な社員はどのような人ですか？

社内に人脈がなく業務の進め方にも慣れていない新入社員や中途採用者は、誰よりも相談や確認を必要としているにもかかわらず、気軽に話しかけられる相手が少ない状況に置かれています。 上司から積極的に声をかけ、話しかけやすい雰囲気を意識的に作ることが重要です。

Q3. フルリモートでのコミュニケーションを改善するにはどうすれば良いですか？

まず、チャットへの返信はなるべく早く行い、相手に自分の状況を伝えることが基本です。 指示をする際は主語と述語を明確にし、誰が何をいつまでにすべきかを具体的に伝えることで、テキストベースのすれ違いを防げます。 また、週1回の定例会議や上司との1on1ミーティングを定期的に実施することで、業務の報連相だけでなく個人の悩みや相談を拾う場を設けることが大切です。

Q4. フルリモート環境で社員同士のつながりを維持するための取り組みはありますか？

社員同士が感謝や賞賛を気軽に伝え合えるサンクスカードを導入することで、業務上のやり取り以外のコミュニケーションを増やすことができます。 加えて、社内掲示板や社内報を活用して業務ノウハウや経営理念を共有することも、組織の一体感を保つうえで有効な手段です。 ツールの導入と同時に、感謝を伝え合う文化を組織全体に根付かせることが、フルリモート下での関係構築につながります。

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今回は、全社員フルリモートにおけるコミュニケーションの問題と解決法について紹介しました。
社内コミュニケーションは、生産性や従業員の定着に大きな影響を与えるため、会社としても支援や対策を行っていきましょう。

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