社内コミュニケーションとは？重要である理由や問題の原因と改善方法を紹介

2名以上のチームや会社であれば、企業活動の上で重要なものの1つが「社内コミュニケーション」です。

この社内コミュニケーションが上手くいっていれば、仕事の連携がスムーズにいくことや従業員が働きやすい環境で仕事が行えるなどのメリットがあります。

一方で社内コミュニケーションが不足している会社は、生産性が低く、組織もあまりよく無い状態の方が多いことが考えられます。

特に社内コミュニケーションに何らかの課題を抱えている会社は非常に多いですので、ぜひ自社に課題が無いかを確認するとともに、課題がある場合は改善の活動の参考にしてみてください。

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社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、業務の進捗報告や業務を行う中で得た情報を共有すること、業務に役立つ情報を共有することなど、同じ会社のメンバーの中で行われるコミュニケーションのことを指します。

会社の従業員の数が増えてくると、仕事の分業化が進んだり、組織の階層が増えるなどと必要なコミュニケーションが増えるため、社内コミュニケーションを適切に行うためにも社内コミュニケーションのインフラやルールを定める必要があります。

社内コミュニケーションが重要である理由

1人で全ての仕事を完結できるのであれば社内コミュニケーションはそこまで重要ではありませんが、複数人で働く上では業務の進捗やフォローの必要性の共有、顧客の声の共有などは全員の動きに影響を与える可能性があるために綿密に行うことが求められます。

もし、社内コミュニケーションがうまく行っていない場合は、顧客からの要望がきちんと共有されておらずに要件通りのものを納品できなかったり、同じミスを何度も繰り返してしまうなどということが発生する可能性が非常に高くなります。

複数人で働く上で社内コミュニケーションは、物事を全員の認識を揃えて滞りなく行うためや同じ過ちを繰り返さないようにするために非常なものです。

社内コミュニケーションが活性化することのメリット

社内コミュニケーションが活性化されることで以下のようなメリットが考えられます。

• リアルタイムに情報の共有が行える
• 気軽にコミュニケーションが取れる
• 打ち合わせや会議の時間を短縮できる
• 複数人でのやり取りが簡単になる
• チームメンバー同士のやり取りや他部署のやり取りを把握できる
• コミュニケーションの問題が軽減し、従業員のエンゲージメントが向上する
• コミュニケーションが活性化し、従業員の生産性が向上する

社内コミュニケーションを活性化させることのメリットに関する詳細の解説記事はこちら
社内コミュニケーションが充実するメリット・不足するデメリットをそれぞれ紹介

社内コミュニケーションが不足することのデメリット

一方、社内コミュニケーションが不足することで以下のようなデメリットが考えられます。

• 仕事が属人化してしまい、同じ失敗を社内で何度も繰り返してしまう
• 仕事の要件が共有できておらず、納品ができなかったり、既存顧客からの発注が止まってしまう
• 社内コミュニケーションが不足することで、人間関係が悪化し、離職や組織崩壊が起こる

社内コミュニケーションが悪い際の考えられる原因

社内コミュニケーションが不足しているなどの悪い場合は、以下のような原因が考えられます。

• 気軽にコミュニケーションが取れない
• 電話やメールなどとコミュニケーションを行うのにハードルが高い
• 従業員の主体性が低い
• コミュニケーションを行うに当たってのルール(内容や対象など)が無い
• 他の従業員のことを深く知れていない
• 他の部署の人と交流の機会がない

様々な要因が考えられますので、自社に近しい課題は何かを把握したあとで、解決策を考えましょう。

社内コミュニケーションを改善する方法

社内コミュニケーションの課題を解消し活性化させるためには、「相互理解を深めること」「社内コミュニケーションを取る際のインフラとルールを整えること」の2つが非常に重要です。

コミュニケーションを取るに当たって、そもそも相手のことを知らなければ必要最低限のコミュニケーションしか取れません。

そのため、チーム内であれば朝会を実施することや、他の部署の方とは会社の全体会やレクレーションの機会を設けることや社内の部活を導入することなどでまずは接点を増やすことが重要です。

また、社内コミュニケーションを取りやすいツールを導入することや、どのようなコミュニケーションを行うべきか、内容や時間などどのような配慮を行えば良いかなどのルールを一緒に設定することで、会社側が意図して行なって欲しいコミュニケーションが増やせます。

↓社内コミュニケーションの改善施策に関して紹介している記事はこちら↓
事例で紹介！社内コミュニケーションの方法とは
チームワークを高める、2人からできるオススメのゲームを紹介

社内コミュニケーションは「日々のコミュニケーション」を変えていくことが一番重要

今回は、社内コミュニケーションの重要性や社内コミュニケーションに関するメリット・デメリットについて紹介しました。

社内コミュニケーションは、良い方にも悪い方にも影響を与えるものですので、良い運用ができるように仕組みを作ることが重要です。

エンゲージメントクラウドの『THANKS GIFT』では、サンクスカードやチャットの機能を通して、従業員の感謝や称賛をきっかけにコミュニケーションを生むことや理念浸透に繋げていくことが可能なサービスです。

社内コミュニケーションの課題解決のために利用されることも多いため、サービス紹介資料をダウンロードして、自社の課題が解消できそうか確認してみてはいかがでしょうか。

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