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総務部門や総務部長に求められる役割や仕事内容、目標例を紹介

総務部門や総務部長に求められる役割や仕事内容、目標例を紹介

総務という仕事は、非常に業務範囲が幅広く、企業によって行っていることも異なります。
そのため、一般的に総務部門や総務部長に何を求められているのかが明確になっていないこともあります。
今回は、総務部門や総務部長に求められる役割や仕事内容、目標例などについて紹介します。

総務部とは?

総務部とは組織全体に関する事務を扱う部署のことです。
事務と言ってしまうとかなり範囲が広くなってしまいますが、実際に総務部の仕事内容は幅広く、別の部署で扱わない仕事は大体総務の仕事になります。
社内の仕事が円滑に回るように会社を支える縁の下の力持ちのような部署とも言えるかもしれません。

具体的な仕事内容を挙げてみましょう。
コピー用紙やインクといった事務用品を始めとする消耗品や、デスクやホワイトボードなど備品の管理は総務の仕事です。
また、社内規定の作成や改定、議事録や契約書などの文書管理も一般的に総務が行います。
さらに、大企業であれば経理部や法務部が設置されていますが、中小企業などではそうした仕事も総務の仕事とされるケースがあります。
他の部署がやらない仕事は総務の仕事とされることが多いので、従業員の少ない企業では何でも屋のような働きが求められるかもしれません。
そのため、一口に総務と言っても、その業務内容は会社によって大きく異なります。
一般的には、どの部署の仕事か明確に決められない事務を行う部署だと考えてください。

総務部に求められるスキル

総務部では多種多様な業務を行うため、マルチタスクができなければなりません。
自分の事務仕事をしながら、会社の備品や消耗品の状態を管理しなくてはいけませんし、社内全体の状況も把握する必要があります。
他の部署との連携が必要なので、コミュニケーション能力も欠かせません。
専門職の社員ほどの専門性は必要ありませんが、何かトラブルが起こった際に対応できるだけの知識は必要です。
人事や経理、法務などにも関わることが多く、幅広い業務に携わるためには幅広い知識が求められます。

具体的に必要なスキルを挙げてみましょう。
まずは様々な書類を作成するため、最低限のPCスキルは必要です。
議事録などを正確にとるためにはタイピングの能力が求められますし、在庫管理などではExcelが使えなくてはなりません。
また、IT部門などが設置されていない会社では、ネットワークの保守なども総務の仕事になることがあります。
次に、簿記会計の知識もあった方が良いでしょう。
経理を丸々担当することがなかったとしても、会社のお金の流れを把握しておくことで、業務を円滑に進めることができます。
また、行政手続きや株主総会などの仕事を担当することも多いため、法務の知識があると活用する機会は多いと思われます。

総務部長に求められる役割

多岐にわたる総務部の業務内容ですが、そのトップである総務部長にも様々な役割が求められます。
総務は社内の業務が円滑に進むように縁の下で支える役割です。
そのため、社内のことを一番把握しているといっても過言ではないでしょう。
そして、総務部長は経営陣とも関わる機会が多いため、社員と経営陣をつなぐ役割があります。
経営陣の会社経営の方針やビジョンをしっかりと理解して、経営陣の目が行き届かないところまでチェックしなければなりません。

また、社員からの不満や要望があるのであれば、改善に向けて動く必要もあります。
会社によっては経理部長や人事部長のような役割も、総務部長が担うケースもあります。
総務全体に必要な能力としては、幅広い知識が必要ではあるものの、そこまで高い専門性は必要ないと説明しましたが、総務部長の場合はそうも言っていられません。
もちろん幅広い知識は大前提ですが、経理部長や人事部長のような役割も果たすためには、それなりの専門性が必要で、広く深い知識が求められます。
もちろん自分の部署の管理もしなくてはならないので、マネジメント能力もなくてはなりません。
総務は何でも屋のようなイメージがありますが、総務部長は単なる何でも屋ではなく、幅広い分野で、高い見識を持つような人物でなければ務まらないでしょう。

総務部の目標例

多くの会社では各部門に目標を取り入れています。
例えば営業部であれば、前年度比何%の売り上げを達成するというような目標を設定することが多いのではないでしょうか。
しかし、総務部は目標設定がしにくい部署で、売り上げや利益といった目に見える数値がなく、定量的な仕事ではありません。
これは総務部だけにかぎった話ではなく、人事部や経理部と言ったような管理部門に共通する課題です。
しかし、総務部にも数値化できる目標設定も存在します。
いくつか例を挙げてみましょう。

1.コスト削減

一般的に総務部門は消耗品や備品の管理などを引き受けています。
そのため、総務の実績としてどれだけコストを削減できたか、というのは数値化しやすく、わかりやすい目標だと言えるでしょう。
予算やコスト削減と聞くと、イメージでは経理部の目標なのではないかという気もしますが、実際に管理するのは総務部ですから、総務部の目標として掲げてしまって問題ありません。

2.業務の改善、残業時間

業務改善という言葉だけを見ると、これも定量的ではなく、数値にはしにくいのではないかと思うかもしれません。
しかし、業務改善も内容によっては、しっかりと数値として比較、検討できるものもあります。
例えば残業時間についての数値目標は設定しやすいのではないでしょうか。
残業時間を削ることは、社員の労働環境向上に直結します。
さらに、無駄な残業時間を減らすことは残業代を減らすことにつながるので、コスト削減にもなります。
社内の労働環境を整えることも総務部の業務の一つなので、こうした内容は総務部の数値目標と言えるでしょう。

3.社内からの問い合わせ数

総務部には業務が上手くいかなかった際に、他の部署からの問い合わせがあります。
労働環境の改善やより分かりやすい連絡、事前に十分なコミュニケーションをとったり、マニュアルの作成などによってこの問い合わせを減らすことが可能です。
他の部署からの問い合わせ数を減らすということも数値として表せるので、業務改善の目安として目標にすることができます。

従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、総務部門や総務部長に求められる役割や仕事内容、目標例などについて紹介しました。
従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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